W dniu 23 grudnia 2022 r. w Dzienniku Ustaw pod pozycją 2754 opublikowana została ustawa z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2022/2754 ).

Ustawa ta przewiduje następujące rozwiązania:

1. Stworzenie systemu teleinformatycznego, który ułatwi prawidłowe naliczanie i odprowadzanie podatków oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Umożliwi tym samym zawieranie
w prosty sposób, poprzez dedykowany do tego system IT, najbardziej popularnych rodzajów umów dotyczących wykonywania pracy: umowy o pracę, umowy zlecenia oraz umowy uaktywniającej. Dzięki systemowi w jednym miejscu możliwe będzie zarówno zawarcie umowy, jak i przekazywanie zgłoszeń do ubezpieczeń i urzędu skarbowego.
Przewiduje się, że system będzie dodatkowo umożliwiał m.in. obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi i wydawanie świadectwa pracy.
Powstaną gotowe wzory umów.
Z możliwości tej skorzystać będą mogli mikro przedsiębiorcy i firmy zatrudniające do 9 osób, rolnicy oraz osoby fizyczne.
 
2. Rozszerzone zostanie zastosowanie podpisu zaufanego na zawieranie: umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu oraz umów uaktywniających.

3. System teleinformatyczny będzie obsługiwał nie tylko proces zawierania, ale i przechowywania umów oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej.

4. Rozwiązanie będzie zintegrowane z systemem praca.gov.pl (Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej) oraz biznes.gov.pl (Ministerstwa Rozwoju i Technologii).

Dzięki proponowanemu przez nas rozwiązaniu zawieranie umów o pracę, odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczek na podatek dochodowy stanie się bardzo proste. Nie trzeba będzie oddzielnie wykonywać poszczególnych czynności wynikających z różnych obowiązków prawnych ani samodzielnie konstruować umowy. Wszystkie funkcjonalności dostępne będą w przyjaznej aplikacji internetowej, razem z gotowymi wzorami standardowych umów. Dostęp do tego systemu będzie możliwy za pośrednictwem portalu praca.gov.pl lub biznes.gov.pl.
System będzie narzędziem pomocniczym, ułatwiającym dokonywanie określonych czynności. Strony umowy będą wprowadzały dane do systemu, na podstawie których system wyliczy i przedstawi do akceptacji np. należności podatkowe.

Ponadto pracodawca na mocy ustawy zostanie zwolniony z obowiązku związanego
z przechowywaniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Te czynności przejmie system. Jest to bardzo duże ułatwienie, w szczególności dla najmniejszych pracodawców, takich jak osoby fizyczne, np. rodzice zatrudniający opiekunkę do dziecka.

Dane osobowe wprowadzone do systemu będą przetwarzane przez ministra do spraw pracy jedynie w zakresie niezbędnym dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu. Zakres pozyskiwanych danych będzie taki sam jak w przypadku umów zawieranych w sposób tradycyjny i wynikający z obowiązujących przepisów prawa. Minister właściwy do spraw pracy nie będzie miał podstaw do dysponowania danymi stron umowy, czy do zmiany danych, które zostały błędnie wprowadzone. Do celów statystycznych minister właściwy do spraw pracy będzie przetwarzał dane zanonimizowane. Projektowana ustawa realizuje kamień milowy dla reformy pn. Efektywne instytucje na rzecz rynku pracy w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Wzmacniania Odporności.

Ustawa wejdzie w życie w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia tj. w dniu 23 stycznia 2023 r. z tym, że system teleinformatyczny zostanie uruchomiony do 2025 r. - Minister właściwy do spraw pracy będzie mógł ogłosić wcześniejsze uruchomienie systemu.
 
Z wyrazami szacunku
Ewa Flaszyńska
Dyrektor
Departamentu Rynku Pracy